Forvirrande møteinnkalling til kommunestyret i Sør-Aurdal

BLIR ENDRING: Rådmann Haakon Boie Ludvigsen  opplyser at det etter omtale av denne saka blir endring i kommunens innkallings- og arkiveringssystem.

BLIR ENDRING: Rådmann Haakon Boie Ludvigsen opplyser at det etter omtale av denne saka blir endring i kommunens innkallings- og arkiveringssystem. Foto:

Er det kommunestyremøte i Sør-Aurdal torsdag, eller ikkje? Av kommunens eiga nettside har dette i lengre tid vore kunngjort som eit slikt møte, medan rådmann Haakon Boie Ludvigsen seier at det ikkje er eit vanleg møte, men det dei kallar eit dialogseminar.

DEL

SØR-AURDAL: Alle kommunar har ei eiga nettside med ein kalender for møte i folkevalde organ. Slik også i Sør-Aurdal, og i den har det i lengre tid vore plotta inn at det 23. august 2018 skal vera kommunestyremøte. Vanleg praksis er at saker blir lagde ut i god tid føreåt, ofte minst ei veke før møtet skal haldast. Kommunelova § 32 seier også noko om "høveleg varsel" og på "hensiktsmessig måte", og at sakliste og dokument som ikkje er unnateke offentlegheit "skal være tilgjengelige for allmennheten".

Alle dokument mangla

Då "Valdres" tysdag ettermiddag, snaue to døgn før møtet startar, trykte på det annonserte kommunestyret på kommunens nettside, stod det informasjon om at kommunestyret skulle ha møte i kommunestyresalen på Tingvoll torsdag frå klokka 09-15. "Status: Møtet er under planlegging. Saksliste: Det er ikke registrert noen saksfremlegg til dette møtet."

Det førte til at "Valdres" prøvde å ringe både rådmann Haakon Boie Ludvigsen og ordførar Kåre Helland. Ingen av dei var i fyrste omgang å få på telefonen. Det førte til at avisa ringte seniorrådgjevar Mette Rundsveen hjå Fylkesmannen, og bad om hennar kommentar til det ho òg kunne sjå på kommunens nettside:

Rundsveen undra seg også, og synte til kommunelova § 32, der det står om innkalling, sakliste og at det skal skje i høveleg tid. Rundsveen meinte dokumenta måtte koma ut tysdag, slik at dei innkalla har sjanse til å førebu seg, og at publikum kan få vite kva som foregår.

- Skulle eg vera med på eit sekstimars møte, så ville eg gjerne visst kva det handlar om, sa Mette Rundsveen. Difor meinte ho at dokumenta måtte koma ut rimeleg fort, og at det burde skje den dagen. Altså tysdag.

"Valdres" hadde på det tidspunkt høyrt nyss om at representantane var kalla inn på e-post. Til det sa Rundsveen at då er ikkje §32-3 i kommunelova følgd, fordi saklista skal vera tilgjengeleg for allmennheita.

- Det er ikkje eit kommunestyremøte

Heilt på tampen av tysdagen fekk me fyrst kontakt med assisterande rådmann, Karin Stegarud. Ho sa dette er eit dialogseminar, og at det er eit møte mellom politikararar, administrasjon og brukaorganisasjonane. Elles synte ho til rådmann Ludvigsen.

Han fekk "Valdres" kontakt med like etterpå, og han kunne då fortelja at det ikkje er kalla inn til noko kommunestyremøte torsdag: - Det er inga saksframlegg og inga kommunestyremøte.

- Men det de sjølve har skrive på kommunens nettside, ser akkurat ut som eit vanleg kommunestyremøte?

- Der ligg det ferdig redigerte tekstmalar, men eg er eining i at me skulle ha lagt ut sjølve invitasjonen.

- Er det eit ope møte?

- Ja, det er berre å koma.

- Korleis er det kalla inn?

- På mail til alle involverte partar.

- Kva er emnet?

- Tilpasningsprosessen som kommunen er inne i, svara Ludvigsen.

Nye dokument tysdag ettermiddag

Etter dette vart det tysdag ettermiddag lagt ut fleire dokument på kommunens nettside - både i rubrikken "Sakskart" og "Saksliste":

Under "Saklsliste" står det om sak 039/18: "Invitasjon til Dialogseminar 23.08.2018". Dokumentet fortel at det er administrasjonen som inviterer til seminar med kommunestyret, hovudtillitsvalde og hovudverneombudet. Det er også ein timeplan for dagen og opplysningar om matservering, men ingen opplysningar om kva som skal diskuterast. Altså tema for seminaret.

Under fanen "Sakskart" ligg det eitt dokument til: Rådmannen har på eit brevark for "Sør-Aurdal kommune, Kommunestyret" sendt ut "Møteinnkalling" i kommunestyresalen den aktuelle dagen, og innkallinga har eiga saksliste: "039/18 Invitasjon til Dialogseminar." Brevet syner at kommunestyret er innkalla til møte og med eit saksnummer. Men til "hedalen.no" svara rådmann Ludvigsen tysdag at "Det skal ikke behandles noen saker i dette møtet."

- Einig i at det kan vera ein feil i innkallinga

Dette fører til ny telefon til Haakon Ludvigsen onsdag morgon, med spørsmål om kvifor det ikkje står noko i innkallinga om kva tema for møtet er?

- Ja, eg er einig i at det kan vera ein feil i måten det er innkalla på. Grunnen til at det ligg på møteportalen er at det er der politikarane stort sett ser sine innkallingar.

- Men kva med overfor publikum? Lova krev at det skal vera innhald for møte i eit folkevald organ, slik som kommunestyret er.

- Eg er einig i at dette ikkje skulle vore innkalla som eit kommunestyremøte, men berre som eit seminar.

- Ja, og kva er eigentleg tema for seminaret? Eg var på eit tilsvarande møte i Nord-Aurdal i juni, og der var det fem kulepunkt med tema i innkallinga. Kvifor ikkje det hjå dykk?

- Det er kvaliteten i tenestene dette handlar om, og dei som er innkalla veit om og har førebudd seg på det.

- Men me utanforståande får dermed ingen informasjon om innhaldet?

- Hadde de følgt med, så hadde du visst det! Du prøver å konstruere ei sak, mellom anna ved å involvere Fylkesmannen.. Kva er det eigentleg du vil fram til? Trur du eg er stokk stein dum?

På dette tidspunkt blir samtalen mellom rådmann og journalist temmeleg amper, men me får stilt eit spørsmål til før me avsluttar:

- Har dei innkalla fått meir informasjon enn den som no er lagt ut på kommunens nettside?

- Nei, fordi dei som er innkalla veit kva det gjeld, og dei fekk dette før sumaren, svarar rådmann Haakon Boie Ludvigsen.

Rutiner vil bli endra

Rådmann Ludvigsen bad om sitatsjekk av artikkelen, og han fekk teksten tilsendt. I sitt svar bad han ikkje om endringar, men sende følgjande tekst attende:

"Som jeg sa til deg på telefon tidligere i dag, og i går, så erkjennes det at invitasjonen til dette dialogseminaret, fra administrasjonen i SAK, burde vært sendt som en vanlig møteinnkalling i outlook og ikke lagt i møtekalenderen (ACOS møte) til kommunestyret. At dette ble gjort var ene og alene for å skre at kommunens politiske representanter skulle få beskjeden inn i sine systemer.

Når det nå ble gjort på denne måten er det dessverre slik at brevhode og saksnummer opprettes automatisk i det systemet som benyttes av kommunen.

For ettertiden vil alle møter hvor Rådmannen er innkallende part (som han var i dette tilfellet) kun bli gjort via Outlook og kalenderløsningen der, i tillegg til opprettelse av aktivitetsartikkel på kommunens egen hjemmeside når dette ansees som nødvendig."




Artikkeltags